Bien organiser ses taches

Trello : l’outil collaboratif pour la gestion de vos projets

A chaque nouveau projet se pose la question sur les outils à mettre en place pour faciliter la collaboration et le travail en équipe.

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Nous avons testé pour vous l’outil Trello. C’est un outil qui permet de créer des listes. Dans ces listes il est possible d’ajouter des post-it. Et les post-it peuvent être commentés, votés, recueillir des checklists, des images, des fichiers joints, etc. Le tout se déplace facilement et se renomme rapidement. Simple et intuitif, Trello fait partie de ces outils collaboratifs de dernière génération dont la prise en main se veut immédiate. Cet outil de gestion de projet en mode SaaS se présente sous la forme d’un tableau de bord et permet de coordonner le travail d’équipe.

Trello est utilisé pour répartir des listes de tâches sous forme de colonnes « à faire », « en cours » et « fait ». Ces tâches sont assignées aux différents membres du projet. Au fil de leur exécution, il suffit de glisser-déposer les cartes correspondantes d’une colonne à l’autre avec une gestion des priorités par des codes couleurs. Trello propose aussi des checklists, des dates limites et des notifications pour ne manquer aucune étape.

Un management visuel

Trello se présente en quelque sorte comme un tableau couvert de post-it que l’on déplace au jour le jour. Ce qui permet de connaître l’état d’avancement d’un projet d’un seul coup d’œil. Cet outil vous permet de :

> Paramétrer les colonnes en fonction de votre besoin : Vous pouvez créer des colonnes « à faire », « en cours » et « fait ». Ou bien vous pouvez créer une colonne services si vous souhaitez organiser les actions de votre entreprise
> Créer vos tâches et gérer les priorités
> Archivez les actions terminées : Conservez un historique des tâches accomplies et finalisées.

Avantages

> Moins de mails
> Plus d’efficacité
> Suivez vos projets internes et gérer les priorités de vos équipes
> Disponible depuis une interface web.

 

Bonnes pratiques : 

Selon votre organisation, votre secteur et la manière dont vous gérez votre temps et vos tâches, plusieurs méthodes peuvent être utilisées pour organiser vos projets :

Un tableau par salarié ou par équipe

En équipe, chaque Responsable peut créer une colonne par salarié ou par équipe pour mieux suivre leurs projets. A chaque réunion, il est ensuite très simple de regarder les tâches effectuées / à faire de chaque membre de l’équipe lorsqu’on fait le point sur leurs tâches et leurs projets. Côté salarié, on a aussi une vue d’ensemble des projets de l’équipe et on peut facilement transmettre des tâches ou des infos utiles à ses collaborateurs.

Statut des tâches : « A faire, en cours, terminé »

Le modèle le plus classique consiste à créer 3 colonnes : « A faire », « En cours », « Terminé ».
Néanmoins, vous avez la possibilité d’organiser vos tâches comme vous le souhaitez.

Dans la première colonne, il suffit de mettre les tâches à effectuer. Elles seront déplacées dans les colonnes « En cours » puis « Terminé ».
Dans un premier temps, ces tâches peuvent être ajoutées par un Responsable qui attribue ensuite les tâches à chaque personne de son équipe.

Le calendrier coulant : « Aujourd’hui, Cette semaine, Semaine prochaine… »

Vos tâches peuvent également être organisées selon la date à laquelle elle doivent être réalisées. Une première colonne peut rassembler vos tâches de la journée, une seconde vos tâches de la semaine, une troisième vos tâches de la semaine suivante ou celles du mois… Pour fixer les tâches qui ne possèdent pas de deadline, il est possible d’ajouter une colonne « Divers » à la fin du tableau.

Organisez vos idées sur Trello

Trello peut également être un bon outil pour les brainstormings. Il est possible de créer plusieurs colonnes par idées de façon à ce que vos collaborateurs y contribuent.
Tout le monde peut voter pour ses idées préférées et les responsables peuvent sélectionner les meilleures idées pour mettre en place des projets.
Le plus simple, c’est de ne créer que 3/4 colonnes d’idées classées par catégories, ainsi que des colonnes de sélection (projet accepté, projet refusé).

 

N’hésitez pas à solliciter notre équipe pour avoir plus d’information sur l’outil !

auteur blog provectio

Auteur : Maxime Charlès

Co-fondateur de Provectio. "Je m'intéresse à l'avenir car c'est là que j'ai décidé d'y passer le restant de mes jours" W.Allen

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