Autorépondeur : comment répondre automatiquement par mail ?

Une réponse automatique par mail pendant votre absence

Un autorépondeur est un outil qui vous permet de garder le contact avec vos clients et vos prospects en leur envoyant des messages de manière automatisée. On distingue deux grandes catégories de répondeurs automatiques : le répondeur automatique de votre compte de messagerie qui se déclenche en cas d’absence et l’auto répondeur marketing qui lui permet de programmer des envois de mails en masse.

Dans ce deuxième cas, on sort complètement du sujet des comptes mail (il s’agit plutôt d’une fonctionnalité pour l’emailing) mais si vous souhaitez en savoir plus, vous pourrez trouver de bonnes informations en cliquant ici.

Répondre automatiquement à vos clients pendant vos absences et vos congés

En cas d’absence courte ou prolongée, de congés ou dans une période très chargée, il est très pratique de pouvoir répondre à vos correspondants de manière automatique. Grâce à une configuration spécifique de votre compte de messagerie, il est possible de préparer un message qui sera envoyé en réponse à tous les mails que vous recevrez pendant votre absence.

Afin d’avertir au mieux vos correspondants, il est important de renseigner un maximum d’informations utiles en configurant votre autorépondeur. Pensez à faire figurer la durée de votre absence et éventuellement une personne à prévenir en cas d’urgence.

Dans le cas d’un client de messagerie évolué, l’assistant de gestion des messages peut vous permettre de préciser des règles de fonctionnement ou de renseigner des exceptions. Ainsi vous pouvez décider de ne pas répondre automatiquement si le message contient des mots spécifiques, suivant le destinataire ou si le mail est marqué comme important.

L’autorépondeur comme outil marketing

Cette fonctionnalité, un peu différente de la précédente, peut s’avérer très puissante pour convaincre de nouveaux prospects ou fidéliser des clients. Cette manière d’utilisation de l’autorépondeur ne se contente pas d’une simple réponse automatique mais peut être programmé de façon plus fine et plus évoluée. Maîtriser le processus d’envoi de mails commerciaux est un gage de réussite et d’efficacité pour une société.

Ce service existe dans la plupart des solutions d’emailing et d’email marketing et se déclenche en fonction de plusieurs situations : inscription à une newsletter, confirmation d’une souscription, en réponse au message

Pour mieux maîtriser votre compte de messagerie :

 

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Par Sarah Galodé

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