Accompagnement Microsoft 365 ou M365

Développez votre usage de Microsoft 365 pour une entreprise plus efficace

Romain et Mickaël – Customer Service

Qu’est-ce que Microsoft 365 et pourquoi l’adopter ?

Microsoft 365 est bien plus qu’une simple suite bureautique. Il s’agit d’une plateforme tout-en-un qui favorise la digitalisation des entreprises en regroupant des applications, outils de gestion et services collaboratifs. Que vous soyez dirigeant ou responsable informatique, optimiser l’utilisation de Microsoft 365 vous permet d’améliorer la productivité et de maximiser le retour sur investissement.

Pourquoi Microsoft 365 est incontournable ?

Collaboration instantanée : partage de documents en temps réel via SharePoint et OneDrive.
Gestion centralisée des données : fichiers, documents et sites accessibles partout.
Outils de communication avancés : Microsoft Teams pour des réunions efficaces.
Sécurité renforcée : protection avancée des informations et conformité RGPD.
Optimisation de la gestion d’entreprise : automatisation des workflows avec Power Automate.

Comment utiliser Microsoft 365 efficacement ?

Centraliser les informations et documents

Microsoft 365 permet de structurer votre intranet d’entreprise en unifiant documents, listes et outils de collaboration. Utilisez SharePoint pour centraliser les données et créer un espace de travail fluide.

Automatiser les processus internes

Grâce à Power Automate, vous pouvez automatiser les tâches répétitives et simplifier la gestion quotidienne des flux de travail.

Améliorer la collaboration en équipe

Teams offre un espace unique pour les réunions, échanges de fichiers et gestion des projets. Créez des canaux spécifiques pour chaque service et accélérez la communication interne.

Exploiter la puissance de l’intelligence artificielle

Avec Copilot, intégré à Microsoft 365, vous bénéficiez d’un assistant IA qui vous aide à rédiger des documents, analyser des données et optimiser vos présentations.

Benjamin – Equipe Chef de projet / Anne et Marina – Equipe Finance

Microsoft 365 : un trésor caché dans votre entreprise ?

Un abonnement… mais pour quoi faire ?

Microsoft 365, c’est un peu comme une salle de sport premium : tout le monde y est inscrit, mais peu exploitent toutes les machines. Bien souvent, on se limite à Outlook et Teams, alors que l’abonnement inclut des outils capables de révolutionner la productivité.

Trop de fonctionnalités, tue la fonctionnalité

Avec ses dizaines d’applications, M365 peut vite ressembler à un buffet à volonté : on prend ce qu’on connaît, et on ignore tout le reste. Pourtant, des pépites comme Power Automate (automatisation des tâches) ou loop (organisation de projet) peuvent faire des miracles.

La formation ? Euh… c’est où déjà ?

Beaucoup d’entreprises déploient M365 sans accompagner les utilisateurs. Résultat : chacun bricole dans son coin et ignore que des fonctionnalités existent pour simplifier son quotidien. Un peu dommage, non ?

Trop d’habitudes, pas assez d’évolution

Pourquoi changer quand Excel et les emails suffisent ? La résistance au changement fait que SharePoint reste un grand mystère et que Planner prend la poussière. Pourtant, une transition en douceur éviterait bien des frustrations.

Sécurité : on croise les doigts ?

M365 intègre des solutions de cybersécurité ultra-performantes, mais elles restent souvent désactivées par manque de sensibilisation. Un comble quand on sait que la protection des données est un enjeu majeur !

Et si on passait à l’action ?

Adopter pleinement M365, c’est comme apprendre à cuisiner : avec un peu de formation et de curiosité, les résultats sont bluffants. Il est peut-être temps de déballer tout le potentiel de votre abonnement !

Comment réussir son projet Microsoft 365?

Elaborer une stratégie

L’accompagnement au changement est un levier stratégique essentiel pour assurer la réussite d’un projet, notamment dans la transformation digitale ou l’adoption de nouvelles solutions IT comme Microsoft 365.

Définition des besoins et objectifs

Un bon déploiement commence par une analyse précise des usages et attentes des utilisateurs.

Formation des collaborateurs

Une transition digitale efficace passe par une formation adaptée aux équipes, avec des formats flexibles et disponibles en ligne.

Intégration fluide avec les systèmes existants

Il est essentiel de synchroniser Microsoft 365 avec les outils déjà en place dans l’entreprise (ERP, CRM, solutions de cybersécurité).

Suivi et optimisation

L’adoption de Microsoft 365 doit être suivie via des indicateurs de productivité et satisfaction pour garantir un retour sur investissement optimal.

Comment bien définir sa stratégie ?

Voici les principaux éléments à prendre en compte pour définir des orientations stratégiques solides dans un projet d’accompagnement au changement :

Alignement avec la stratégie d’entreprise

Le projet de changement doit être cohérent avec les objectifs globaux de l’organisation. Il est crucial de répondre aux enjeux business (efficacité, innovation, sécurité…) et de s’assurer que les équipes dirigeantes sont engagées.

Analyse des parties prenantes

Qui est impacté ? Identifier les utilisateurs clés (décideurs, managers, collaborateurs) et comprendre leurs attentes, résistances et motivations.
Quel niveau d’implication ? Engager les sponsors internes et ambassadeurs du changement pour faciliter l’adoption.

Communication claire et progressive

Définir un discours adapté à chaque public cible (opérationnels, dirigeants, IT…).
Varier les formats de communication (emails, vidéos, workshops, réunions…).
Donner une vision inspirante pour mobiliser les équipes dès le départ.

Formation et montée en compétences

Proposer un plan de formation adapté aux profils utilisateurs.
Favoriser des formats interactifs (e-learning, tutoriels, coaching…).
Mettre en place une communauté d’entraide et de bonnes pratiques.

Gestion des résistances et adoption progressive

Identifier les freins au changement et y répondre de manière proactive.
Favoriser une approche test & learn pour rassurer et démontrer la valeur ajoutée.
Accompagner les managers dans leur rôle de relais du changement.

Mesure et amélioration continue

Définir des indicateurs d’adoption (taux d’utilisation, feedbacks…).
Ajuster la stratégie en fonction des retours des utilisateurs.
Mettre en avant des success stories pour inspirer et motiver les équipes.

En résumé, un accompagnement au changement réussi repose sur une vision stratégique claire, un pilotage rigoureux, et surtout un focus humain pour transformer l’essai en véritable succès !

Le choix des parties prenantes

Pour assurer la réussite d’un projet d’accompagnement au changement, il est essentiel d’impliquer les bonnes parties prenantes dès le départ. Voici les acteurs clés à intégrer au projet :

Les décideurs et sponsors ️

Pourquoi ? Ils donnent l’impulsion stratégique, valident le budget et légitiment le projet. Leur soutien visible est un facteur clé de succès.
Qui ?

Direction générale (DG, PDG)
Direction financière (DAF)
Direction des systèmes d’information (DSI)
Responsable transformation digitale

Bonnes pratiques : Leur fournir des indicateurs clairs (ROI, performance, sécurité) pour les embarquer pleinement.

Les managers et relais internes

Pourquoi ? Ils sont les relais du changement auprès des équipes et facilitent l’adoption au quotidien.
Qui ?

Managers opérationnels
Chefs de projet internes
Référents métier

Bonnes pratiques : Les impliquer dans des sessions de sensibilisation et leur fournir des outils concrets pour accompagner leurs équipes.

Les utilisateurs finaux

Pourquoi ? Ce sont les premiers concernés ! Leur adhésion est essentielle pour un changement durable.
Qui ?

Employés de tous services
Groupes pilotes et early adopters
Ambassadeurs internes (personnes motivées et influentes)

Bonnes pratiques : Mettre en place une pédagogie adaptée, des formations personnalisées et des retours d’expérience terrain.

L’équipe IT & cybersécurité

Pourquoi ? Ils assurent le déploiement technique et la sécurisation des nouvelles solutions.

Qui ?

DSI / RSSI
Administrateurs IT
Experts cybersécurité et conformité

Bonnes pratiques : Les intégrer dès la conception pour garantir un cadre sécurisé et adapté aux besoins métiers.

Les ressources humaines & communication

Pourquoi ? Elles facilitent l’adoption en travaillant sur la gestion des compétences et la communication interne.
Qui ?

DRH et responsables formation
Équipe communication interne

Bonnes pratiques : Développer un plan de formation engageant et des campagnes de communication ciblées.

Les partenaires externes & experts

Pourquoi ? Ils apportent expertise et accompagnement pour structurer le changement.
Qui ?

Consultants spécialisés

Prestataires IT (intégrateurs, formateurs…)

Fournisseurs de solutions
Bonnes pratiques : Travailler main dans la main avec eux pour assurer une adoption fluide et un accompagnement efficace.

Pourquoi choisir Provectio pour votre déploiement Microsoft 365 ?

Adopter Microsoft 365, c’est une chose. L’exploiter pleinement et en tirer un réel bénéfice pour votre entreprise, c’en est une autre. Avec Provectio, vous bénéficiez bien plus qu’un simple déploiement technique : nous vous accompagnons dans une adoption réussie et une transformation digitale optimisée.

Un accompagnement sur mesure, adapté à votre entreprise

Chaque entreprise a ses spécificités. Nous ne proposons pas une approche standardisée, mais une méthode adaptée à vos besoins, vos usages et vos équipes. Nos experts réalisent un audit préalable, le check-up m365, pour construire un plan de déploiement qui maximise l’adoption et l’efficacité.

Sécurité et conformité intégrées dès le départ

Microsoft 365 est une mine d’or en matière de cybersécurité… mais encore faut-il bien la paramétrer. Grâce à notre expertise en sécurité IT, nous mettons en place les bonnes pratiques de protection (MFA, conformité NIS2, défense contre le phishing, gestion des identités…) pour que votre déploiement soit fiable et sécurisé.

Une adoption fluide et une conduite du changement efficace

Un bon outil mal utilisé reste un mauvais investissement. C’est pourquoi nous vous aidons à former vos collaborateurs, à travers nos bootcamp thématiques :

Des sessions adaptées à tous les niveaux (du dirigeant à l’utilisateur final)
Un accompagnement progressif pour éviter la résistance au changement

Optimisation et automatisation des processus

Pourquoi se contenter d’Outlook et Teams quand Power Automate, SharePoint et Copilot peuvent révolutionner votre productivité ? Nos experts vous montrent comment automatiser des tâches répétitives et structurer vos données pour travailler mieux et plus vite.

Un support réactif et une gestion proactive

Nos équipes ne se contentent pas de déployer M365, elles supervisent et optimisent en continu votre environnement. Avec notre offre d’infogérance, vous bénéficiez de :